Hausgeldabrechnung erstellen: Schritt für Schritt

Die Hausgeldabrechnung ist der jährliche Kassensturz der Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie stellt den geplanten Kosten die tatsächlichen gegenüber und zeigt jedem Eigentümer, ob er nachzahlt oder etwas zurückbekommt. Wer sie sauber erstellt, vermeidet Anfechtungen und Streit in der Versammlung. Dieser Leitfaden führt dich Schritt für Schritt durch die Abrechnung. Welche Software dabei hilft, zeigt der Beitrag zur Hausgeldabrechnung-Software.

Was die Hausgeldabrechnung leistet

Während der Wirtschaftsplan eine Prognose für das kommende Jahr ist, blickt die Hausgeldabrechnung zurück. Sie erfasst, was im abgelaufenen Jahr tatsächlich eingenommen und ausgegeben wurde, und verteilt diese Beträge auf die Eigentümer. Am Ende steht für jede Einheit fest, ob die gezahlten Vorschüsse gereicht haben.

Die Abrechnung beschließt die Eigentümerversammlung, und sie ist die Grundlage für Nachzahlungen oder Erstattungen. Wichtig: Erst der Beschluss macht die Forderung fällig. Solange die Versammlung die Abrechnung nicht genehmigt hat, kann der Verwalter keine Nachzahlungen einfordern. Das WEG-Recht (§ 28 Abs. 2 WEG) sieht vor, dass die Abrechnung und der entsprechende Beschluss spätestens im Folgejahr vorliegen. In der Praxis bedeutet das: Wer die Abrechnung für 2023 erst 2025 vorlegt, riskiert Verjährungsprobleme.

Schritt für Schritt zur Abrechnung

Die Basis ist eine vollständige Belegsammlung. Jede Ausgabe wird einer Kostenart zugeordnet, etwa Heizung, Versicherung oder Verwaltung. Anschließend werden die Beträge nach dem Schlüssel verteilt, der für die jeweilige Position gilt. Die Rücklage führst du getrennt und weist ihre Entwicklung offen aus.

Ein häufiges Versehen beim ersten Mal: Bankauszüge und Belege stimmen oft nicht überein, weil Rechnungen noch im Folgejahr bezahlt werden. Entscheidend ist das Abflussprinzip, also der Zeitpunkt der Zahlung, nicht der der Rechnung. Diese Abgrenzung beeinflusst, welche Positionen in welche Jahresabrechnung fallen.

Der richtige Verteilerschlüssel

Nicht jede Kostenart wird gleich verteilt. Viele Ausgaben laufen über die Miteigentumsanteile, Heizung und Warmwasser dagegen verbrauchsabhängig nach der Heizkostenverordnung. Mindestens 50 Prozent der Heizkosten müssen verbrauchsabhängig abgerechnet werden, sonst hat jeder Eigentümer das Recht, die Abrechnung um 15 Prozent zu kürzen. Andere Posten können nach Wohnfläche oder Einheit verteilt werden, sofern die Gemeinschaft das beschlossen hat.

Ein falscher Schlüssel ist einer der häufigsten Gründe, warum eine Abrechnung später angefochten wird. Besonders bei gemischten Objekten mit Wohn- und Gewerbeeinheiten lohnt sich ein Blick in die Teilungserklärung, bevor man irgendetwas verteilt.

Häufige Fehler vermeiden

• Rücklage falsch behandeln: Die Zuführung gehört in die Abrechnung, die Ausgaben aus der Rücklage werden gesondert dargestellt.
• Nicht umlagefähige Kosten umlegen: Bestimmte Verwaltungskosten dürfen nicht auf Mieter weitergegeben werden.
• Fristen übersehen: Die Abrechnung sollte den Eigentümern rechtzeitig vor der Versammlung vorliegen.

Zwei weitere Fehler tauchen regelmäßig auf. Erstens: Reparaturen aus der Rücklage tauchen fälschlicherweise als laufende Ausgaben auf und verfälschen den Jahresüberschuss. Zweitens: Vorauszahlungen für das Folgejahr werden dem laufenden Jahr gutgeschrieben, obwohl sie dort nicht hingehören. Beide Fehler fallen in der Versammlung sofort auf, wenn ein Eigentümer genauer hinschaut.

Häufige Fragen

Wer erstellt die Hausgeldabrechnung?

In der Regel der Verwalter. Verwaltet sich die Gemeinschaft selbst, übernimmt das eine beauftragte Person aus den eigenen Reihen. In beiden Fällen beschließt die Eigentümerversammlung über die Abrechnung. Bei größeren Gemeinschaften ab etwa 20 Einheiten lohnt sich eine Verwaltungssoftware, weil manuelle Tabellenkalkulationen bei mehreren Kostenarten und Schlüsseln schnell fehleranfällig werden.

Was ist der Unterschied zur Nebenkostenabrechnung des Mieters?

Die Hausgeldabrechnung rechnet zwischen der Gemeinschaft und den Eigentümern ab. Vermietet ein Eigentümer seine Wohnung, erstellt er auf dieser Basis eine eigene Nebenkostenabrechnung für seinen Mieter, in der nur die umlagefähigen Kosten erscheinen. Die Erhaltungsrücklage beispielsweise darf er dabei nicht weitergeben; das ist nur für die WEG-interne Abrechnung relevant.

Was passiert, wenn die Abrechnung fehlerhaft ist?

Eigentümer können den Beschluss anfechten, sofern sie innerhalb eines Monats nach der Versammlung klagen. Formelle Fehler wie ein falscher Schlüssel oder fehlende Positionen führen in der Regel zur Ungültigkeitserklärung, nicht zur Nichtigkeit. Die Gemeinschaft muss dann neu abrechnen und neu beschließen. Das kostet Zeit und Versammlungsgebühren.

Abrechnung und Versammlung

Die fertige Abrechnung wird der Eigentümerversammlung vorgelegt und dort beschlossen. Erst mit diesem Beschluss werden Nachzahlungen und Erstattungen fällig. Die Abrechnung sollte mit der Einladung verschickt werden, damit alle Eigentümer sie vor der Versammlung prüfen können. Zwei Wochen Vorlaufzeit gelten als Mindeststandard, auch wenn das WEG keine starre Frist nennt. Wie eine Versammlung abläuft, steht im Beitrag zur Eigentümerversammlung.

Wie Software die Abrechnung beschleunigt

Mit hinterlegten Verteilerschlüsseln und zugeordneten Belegen erstellt eine WEG-Software die Gesamt- und Einzelabrechnung weitgehend automatisch. Die Rücklage wird getrennt geführt, die Vorschüsse werden gegengerechnet, und für jeden Eigentümer fällt eine prüffähige Einzelabrechnung ab. Der größte Zeitgewinn liegt nicht im Rechnen selbst, sondern darin, dass Schlüssel und Kostenarten einmal gepflegt werden und dann Jahr für Jahr automatisch greifen. Welche Tools das beherrschen, zeigt der WEG-Software-Vergleich. Für die professionelle Verwaltung ist Immoware24 eine starke Wahl, für die Selbstverwaltung Matera.