Was ist Hausverwaltungs-Software?

Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, Hausordnungen: Die Verwaltung von Immobilien ist für Vermieter mit viel Papierkram verbunden. Noch dazu müssen die politischen Vorgaben sowie die sich wandelnden Anforderungen an Mietbedingungen im Blick behalten und die Prozesse entsprechend angepasst werden. All das kostet Vermieter Zeit und Geld. Die Lösung heißt: digitalisierte Hausverwaltung.

Zahlreiche Software-Anbieter erleichtern mit vielseitigen Tools den Arbeitsalltag von Vermietern. Du bist auf der Suche nach der passenden Software für die Hausverwaltung? Wir vergleichen die wichtigsten Anbieter der Branche und unterstützen dich bei der Wahl der richtigen Hausverwaltungs-Software.

Eine Hausverwaltungs-Software unterstützt Vermieter und WEG-Verwalter durch digitalisierte Prozesse bei der täglichen Arbeit. Ein Großteil der verwaltenden, kaufmännischen und technischen Tätigkeiten wird zentral über die Software gesteuert und abgewickelt. Je nach Pflichten des Vermieters und Größe des Objektbestandes unterscheiden sich die Software-Anbieter in den zur Verfügung stehenden Funktionen.

Diese reichen vom Anlegen der Mieterdaten über das Ablegen von Verträgen und Rechnungen bis hin zur Nebenkostenabrechnung und dem Erfassen von Zählerständen. Einige Tools sind in verschiedenen Versionen verfügbar und können je nach Bedarf modular erweitert werden.

Welche Funktionen bietet eine Hausverwaltungs-Software?

Eine Hausverwaltungs-Software kann so gut wie jede Aufgabe der täglichen Immobilienverwaltung abdecken. Ein im wörtlichen Sinne „zentraler Aspekt“ ist dabei die Zentralisierung der Daten. Das bedeutet: Sämtliche Informationen können in dem Tool abgelegt, gespeichert und für die Erstellung von Mietabrechnungen verwendet werden. Dementsprechend vereinfacht und beschleunigt der einheitliche Datenstandard alle mit der Verwaltung verbundenen Prozesse und Abläufe erheblich.

Dazu zählen im Wesentlichen die folgenden Bereiche der Immobilienverwaltung:

Automatisierte Buchhaltung

• Verknüpfung mit Bankkonten
• Automatische Erfassung von Einnahmen, Ausgaben und Abrechnungen
• Abrechnung von Betriebs- und Heizkosten
• Digitales Dokument- und Mieteingangsmanagement
• Geplanter Postversand
• Abwicklung des Zahlungsverkehrs
• Aufbewahrung von Originalbelegen
• Zusammenstellung der Daten für die Steueranlage V

Vereinfachte Mieterverwaltung

• Automatische Mieteingangskontrolle
• Anlegen und Verwalten von Objekt- und Mieterdaten
• Exposé-Gestaltung und -Veröffentlichung
• Buchen und Bestellen von Produkten und Services (z.B. Hausmeister- und Winterdienst)
• Wahrnehmung aller Rechte und Pflichten von Verträgen
• Überprüfung bestehender und Erstellung neuer Mietverträge
• Dokumentation von Aufgaben und Aufträgen

Druckfertige und rechtskonforme Mustervorlagen

• Betriebskostenabrechnung
• Anschreiben
• Verträge
• Nebenkostenabrechnung
• Mahnungen

Die Vor- und Nachteile einer Hausverwaltungs-Software

Sich türmende Papierstapel und reihenweise angestaubte Aktenordner gehören mit einer modernen Hausverwaltungs-Software der Vergangenheit an. Denn mit einer digitalisierten Lösung werden alle Aufgaben rund um die Hausverwaltung an zentraler Stelle abgedeckt und der Alltag von Vermietern wesentlich vereinfacht. Allerdings bringt eine Software nicht nur Vorteile mit sich, sondern kann auch zu Problemen führen – vor allem, wenn du dich für den falschen Anbieter entscheidest. Das wollen wir vermeiden und dich bei deiner Entscheidung unterstützen, indem wir dir mögliche Vor- und Nachteile der Software-Lösungen erläutern.

Tipp: Einige Software-Anbieter stellen für einen bestimmten Zeitraum eine kostenlose Testversion zur Verfügung, mit der du das Tool unverbindlich in deinem Arbeitsalltag ausprobieren kannst.

Das sind die Vorteile der Software-Lösungen

• Einfache Bedienung: Die meisten Softwares sind intuitiv zu bedienen, sodass du keine Schwierigkeiten bei der Handhabung bekommen solltest.
• Umfassende Funktionen: Alle Bereiche der Immobilienverwaltung, auch weit über das Erfassen der Mieter- und Objektdaten hinaus, werden durch die Software abgedeckt.
• Zeitersparnis: Vermieter und WEG-Verwalter sparen sich mit der digitalen Lösung enorm viel Zeit und Aufwand bei den regelmäßig anfallenden Aufgaben.
• Verknüpfung zu Schnittstellen: Je nach Funktionsumfang kann die Software mit diversen Schnittstellen wie z.B. Mietkonten verknüpft werden.
• Kostenlose Testphase: Einige Anbieter ermöglichen das kostenlose Testen der Software für einen bestimmten Zeitraum, sodass du nicht ins Blaue hinein entscheiden musst.
• Kostenloser Support: Die meisten Anbieter unterstützen dich bei Fragen per Chat, E-Mail und Telefon und bieten schnelle Hilfe bei Problemen.
• Datensicherung: Alle wichtigen Daten zu Mietern und Immobilien lassen sich zentral erfassen und speichern, sodass sie auf dem aktuellen Stand und jederzeit abrufbar sind.
• Mobile Nutzbarkeit: Dank der digitalisierten Hausverwaltung kannst du alle Tätigkeiten auch unterwegs ausführen und bist ortsunabhängig und völlig flexibel.

Diese Nachteile können zu Problemen führen

• Fehlerhafte Funktionen: Manche Softwares sind technisch nicht ganz ausgereift, was zu einer mangelhaften Verarbeitungslogik und fehlerhaften Schnittstellen führen kann.
• Komplizierte Handhabung: Nicht immer ist die Erstellung von Abrechnungen oder anderen Dokumenten selbsterklärend, sodass gegebenenfalls Support durch den Anbieter angefragt werden muss.
• Schlechter Support: Manche Anbieter sind gut erreichbar, andere melden sich nicht sofort zurück, sodass Probleme nicht immer unmittelbar behoben werden können.
• Kostenpflichtige Features: Es kann passieren, dass die Kostenstrukturen der Software angepasst werden, sodass diese besonders für kleine Objektbestände unwirtschaftlich werden.
• Aufwendiger Wechsel: Ist die Entscheidung auf eine Software gefallen, erzeugt dies viele Abhängigkeiten in den Prozessen, sodass ein Anbieterwechsel mit relativ großem Aufwand verbunden ist.

Welche Software passt zu mir? Die Anbieter kurz vorgestellt

objego: Seit 2020 bietet das Unternehmen kleinen und privaten Vermietern eine digitale Hausverwaltung. Zu den Kernfunktionen zählen die automatisierte Mietenbuchhaltung sowie die digitale Erstellung der Betriebskostenabrechnung für die Mieter. Die Registrierung ist kostenlos.

immocloud: Das Unternehmen wurde im Jahr 2020 gegründet und bietet Immobilienverwaltern eine Cloud-Software für das Managen von kleinen und großen Objektbeständen im dreistelligen Bereich. Nach einem kostenlosen Testzeitraum von 45 Tagen gibt es drei verschiedene Tarife für 5,90 €, 12,90 € bzw. 37,90 € im Monat.

Vermietet.de: Das Unternehmen bietet Vermietern und Hausverwaltern eine Software zur digitalen Immobilien- und Mieterverwaltung. Die Basis-Funktionen für Buchhaltung, Mieteingangscheck und Exposé-Erstellung sind kostenlos. Erweiterte Funktionen wie z.B. rechtssichere Vorlagen sind ab 4,90 € im Monat buchbar.

upmin: Die bundesweit tätige Firma nimmt Immobilienbesitzern die gesamte Haus- und Mieterverwaltung ab. upmin arbeitet mit digitalisierten Prozessen und bietet alle Serviceleistungen zu einem monatlichen Festpreis an. Du erhältst das Buchhaltungspaket ab 9,90 €, das Verwaltungspaket ab 19,90 € und das Vermietungspaket für 1,5 Kaltmieten.

Immolert: Seit Mai 2021 steht die cloudbasierte Software von Immolert Vermietern in allen Verwaltungsbereichen zur Verfügung. Es können unbegrenzt viele Gebäude, Mieter und Dienstleister angelegt werden, weshalb das Tool auch für große Objektbestände interessant ist. Die Kosten belaufen sich auf 4,99 € im Monat, wobei es eine 14-tägige Geld-zurück-Garantie gibt.

myVerwalto: Das Start-up bietet seit einigen Jahren seine cloudbasierte Software für Privatpersonen, die Ein- und Mehrfamilienhäuser oder Eigentumswohnungen verwalten, an. Die Basic-Version kostet 20,00 € im Monat und beinhaltet die Verwaltung von 5 Objekten. Bei der Flex-Version kommen für jede weitere Wohnung 2,00 € Grundgebühr hinzu.

Hausverwaltung.cloud: Das Unternehmen bietet eine cloudbasierte Lösung, über die alle Basisfunktionen der Hausverwaltung abgedeckt werden. Im Unterschied zu anderen Anbietern setzt die Firma auf ein flexibles Preismodell je nach Größe deines Objektestands. Der monatliche Grundpreis liegt bei 4,99 €.

Wie finde ich den richtigen Anbieter?

Alle oben genannten Anbieter bieten Vermietern moderne Cloud-Lösungen für die Immobilienverwaltung – von der Ein- und Ausgabenüberwachung bis zur Steuererklärung. Doch wie findest du nun heraus, welcher Anbieter zu dir passt? Mit der Beantwortung der folgenden 10 Fragen sollte dir die Entscheidung leichter fallen!

• Größe: Wie viele Objekte können mit dem Tool verwaltet werden?
• Funktionen: Welche Funktionen bietet die Software und sind diese durch diverse Module erweiterbar?
• Betriebsform: Möchtest du von zu Hause aus arbeiten oder mit einer Cloud auch von unterwegs deine Objekte verwalten?
• Kosten: Gibt es eine kostenlose Version und welche Preise gelten für kostenpflichtige Erweiterungen?
• Testversion: Stellt der Anbieter eine kostenlose Testversion zur Verfügung?
• Bedienung: Ist die Oberfläche benutzerfreundlich und intuitiv zu bedienen?
• Schnittstellen: Mit welchen Schnittstellen sollte die Software kompatibel sein, um z.B. DATEV- oder CRM-Lösungen zu integrieren?
• Daten: Welche Daten zu Mietern und Objekten können über das Tool importiert und exportiert werden?
• Sicherheit: Ist eine DSGVO-konforme Datensicherheit gewährleistet?
• Support: Bietet der Dienstleister Support per Chat, E-Mail, Telefon oder persönlich an?

Für wen eignet sich eine Hausverwaltungs-Software?

Eine moderne Hausverwaltungs-Software ist sowohl für private Vermieter mit wenigen Immobilien als auch für mittlere und große Objektbestände eine sinnvolle Lösung. Gerade für Vermieter, die ihre Immobilien in nebenberuflicher Tätigkeit verwalten, spart das digitalisierte Tool enorm viel Zeit. Viele Anbieter stellen eine cloudbasierte Software zur Verfügung, deren Basisfunktionen kostenlos und damit auch für kleine Objektbestände rentabel sind. Auch Eigentümer, WEG-Verwalter, Bauträger, Makler sowie Wohnheimbetreiber finden dank der individuell erweiterbaren Module der einzelnen Tools die passende Lösung.

Fazit: Eine Software bietet Zeitersparnis und Rechtssicherheit

Die Immobilienverwaltung per Excel gehört mittlerweile der Vergangenheit an. Sowohl viele große Hausverwaltungen als auch private Vermieter steigen auf praktische Software-Lösungen um, die den Arbeitsalltag enorm erleichtern. Von der Buchhaltung bis zu den Zählerständen können alle Daten zentral verwaltet werden. Die Kommunikation mit den Mietern wird durch rechtssichere und druckfertige Mustervorlagen unterstützt.

Wir empfehlen dir, ausreichend Zeit für einen umfassenden Anbietervergleich einzuplanen, damit du die richtige Entscheidung triffst und in Zukunft eine erfolgreiche papierlose Immobilienverwaltung betreibst.