Eigentümerversammlung: Ablauf, Einladung & Beschlüsse

Einmal im Jahr treffen sich die Eigentümer einer WEG, um über Geld, Reparaturen und den Verwalter zu entscheiden. Die Eigentümerversammlung ist das zentrale Entscheidungsgremium der Gemeinschaft. Wer die Einladungsfristen, den Ablauf und die Beschlussregeln kennt, vermeidet Fehler, die später anfechtbar sind. Dieser Leitfaden zeigt, wie eine Versammlung von der Einladung bis zum Protokoll abläuft. Welche Software dabei hilft, zeigt der WEG-Software-Vergleich.

Wer lädt zur Eigentümerversammlung ein?

Der Verwalter beruft die Versammlung ein, mindestens einmal im Jahr. Gibt es keinen Verwalter, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats einladen. Die Einladung muss schriftlich erfolgen und seit der WEG-Reform 2020 spätestens drei Wochen vor dem Termin bei den Eigentümern eintreffen. Früher galten zwei Wochen. Die längere Frist gibt den Eigentümern Zeit, sich vorzubereiten, Unterlagen zu prüfen und bei Bedarf eine Vollmacht auszustellen.

Was in die Einladung gehört

Nur über Punkte, die in der Tagesordnung angekündigt sind, darf wirksam beschlossen werden. Die Tagesordnung muss jeden Beschlussgegenstand so konkret benennen, dass die Eigentümer wissen, worüber abgestimmt wird. Ein allgemeiner Punkt wie „Sonstiges“ reicht dafür nicht. Zum festen Programm gehören Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan, anstehende Erhaltungsmaßnahmen und die Entlastung des Verwalters. Fehlt ein Tagesordnungspunkt oder ist er zu vage formuliert, kann der betroffene Beschluss später angefochten werden.

Der Ablauf einer Versammlung

Zu Beginn stellt der Versammlungsleiter fest, wer anwesend oder vertreten ist. Anders als vor der WEG-Reform 2020 ist die Versammlung heute beschlussfähig, egal wie viele Miteigentumsanteile vertreten sind. Das verhindert, dass eine Versammlung wegen geringer Beteiligung scheitert und aufwendig neu angesetzt werden muss. Wer nicht persönlich erscheinen kann, erteilt eine schriftliche Vollmacht.

Wie Beschlüsse gefasst werden

Die meisten Beschlüsse fallen mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Für bauliche Veränderungen gelten je nach Maßnahme strengere Quoren. Wichtig ist, dass jeder Beschluss klar formuliert und das Abstimmungsergebnis mit Ja-, Nein- und Enthaltungsstimmen festgehalten wird. Unklare Protokollierungen führen regelmäßig zu Auseinandersetzungen darüber, was eigentlich beschlossen wurde. Ein kurzer, eindeutiger Beschlusstext spart später viel Ärger.

Das Protokoll und die Beschluss-Sammlung

Über jede Versammlung wird ein Protokoll erstellt, das die gefassten Beschlüsse dokumentiert. Zusätzlich führt der Verwalter eine fortlaufende Beschluss-Sammlung, in der alle Beschlüsse der Gemeinschaft chronologisch und nachvollziehbar abgelegt sind. Wer etwa bei einer Sanierung klären will, ob die Gemeinschaft das damals überhaupt beschlossen hat, findet die Antwort in dieser Sammlung. Mehr dazu im Beitrag zur Beschluss-Sammlung.

Anfechtung von Beschlüssen

Ein Beschluss kann vor dem zuständigen Amtsgericht angefochten werden, wenn er gegen das Gesetz, die Teilungserklärung oder die Gemeinschaftsordnung verstößt. Die Anfechtungsfrist beträgt einen Monat ab dem Beschlussdatum. Formfehler bei der Einladung oder in der Tagesordnung sind typische Anfechtungsgründe. Wer als Eigentümer in der Versammlung gegen einen Beschluss gestimmt hat, muss das im Protokoll festgehalten haben, um später klagen zu können.

Häufige Fragen

Wie lange ist die Einladungsfrist?

Die Einladung muss mindestens drei Wochen vor der Versammlung bei den Eigentümern sein. Diese Frist wurde mit der WEG-Reform 2020 von zwei auf drei Wochen verlängert, damit alle genug Vorbereitungszeit haben.

Was passiert, wenn ein Eigentümer nicht teilnehmen kann?

Wer verhindert ist, kann sich vertreten lassen und eine schriftliche Vollmacht erteilen, etwa an einen anderen Eigentümer oder den Verwalter. So bleibt die Stimme erhalten, auch ohne persönliche Anwesenheit.

Beschlüsse rechtssicher dokumentieren

Der häufigste Streitpunkt nach einer Versammlung ist nicht der Beschluss selbst, sondern seine Dokumentation. War die Tagesordnung konkret genug? Wurde das Abstimmungsergebnis korrekt festgehalten? Sind Einladung und Protokoll fristgerecht zugestellt worden? Wer diese Unterlagen sauber führt, kann im Zweifel belegen, dass alles korrekt gelaufen ist. Eine lückenhafte Ablage über E-Mails und Ordner ist dagegen eine häufige Quelle für Anfechtungen. Eine spezialisierte Software hilft, Einladung, Tagesordnung, Protokoll und Beschluss-Sammlung zentral zu verwalten und Fristen automatisch nachzuhalten.

Wie Software die Versammlung erleichtert

Von der Einladung mit Tagesordnung über die Stimmauszählung bis zum Protokoll lässt sich vieles digital abbilden. Eine WEG-Software erstellt Einladungen aus den Stammdaten, dokumentiert Beschlüsse direkt in der Beschluss-Sammlung und überwacht Fristen. Welche Tools das gut beherrschen, zeigt der Beitrag zur Online-Eigentümerversammlung und der WEG-Software-Vergleich. Einen Überblick über die Pflichten in der WEG gibt der Beitrag WEG-Verwaltung.