Kautionsverwaltung: Mietkaution korrekt anlegen & verwalten

Die Mietkaution ist schnell vereinbart, aber ihre korrekte Verwaltung bereitet vielen Vermietern mehr Kopfzerbrechen als erwartet. Sie muss getrennt vom eigenen Vermögen angelegt, verzinst und am Ende sauber abgerechnet werden. Wer hier nachlässig ist, riskiert beim Auszug Streit oder sogar Schadensersatzforderungen. Dieser Leitfaden zeigt, wie du die Kaution rechtssicher anlegst und verwaltest. Den Software-Überblick findest du im Mietverwaltungssoftware-Vergleich.

Wie hoch die Kaution sein darf

Bei Wohnraum darf die Kaution höchstens drei Nettokaltmieten betragen, also die Miete ohne Betriebskosten. Der Mieter hat zudem das Recht, die Kaution in drei gleichen Monatsraten zu zahlen, wobei die erste Rate zu Mietbeginn fällig ist. Eine höhere Forderung oder die Pflicht zur Einmalzahlung wäre unwirksam. Schon beim Aufsetzen des Mietvertrags solltest du diese Grenzen genau einhalten.

Wichtig: Bei Gewerbemietverträgen gilt die Dreimonatsgrenze nicht zwingend. Dort können abweichende Kautionshöhen vereinbart werden. Dieser Artikel bezieht sich ausschließlich auf Wohnraummiete nach dem BGB.

Warum die getrennte Anlage Pflicht ist

Die Kaution gehört wirtschaftlich weiter dem Mieter, du verwaltest sie nur treuhänderisch. Deshalb musst du sie getrennt von deinem eigenen Vermögen anlegen, üblicherweise auf einem speziellen Kautionskonto. Das schützt das Geld vor dem Zugriff deiner Gläubiger, etwa im Insolvenzfall. Die Anlage erfolgt zum für Spareinlagen üblichen Zinssatz, und die Zinsen erhöhen die Kaution zugunsten des Mieters.

In der Praxis eröffnen viele Vermieter ein separates Tagesgeld- oder Sparkonto, das sie auf den Namen des Mieters oder mit eindeutigem Kautionsbezug führen. Alternativ gibt es spezielle Kautionskonten bei Hausbanken oder über Verwaltungssoftware. Entscheidend ist, dass das Geld jederzeit klar zuzuordnen ist und nicht mit deinen laufenden Einnahmen vermischt wird.

So verwaltest du die Kaution richtig

Die Abrechnung nach dem Auszug

Nach dem Ende des Mietverhältnisses musst du die Kaution abrechnen. Du darfst berechtigte Forderungen abziehen, etwa für vom Mieter verursachte Schäden oder offene Mieten. Für mögliche Nachforderungen aus der noch ausstehenden Nebenkostenabrechnung darfst du einen angemessenen Teil zunächst einbehalten. Den unstrittigen Rest zahlst du zeitnah aus.

Eine nachvollziehbare Abrechnung, die jeden Abzug mit Belegen dokumentiert, beugt Streit vor. Wenn du pauschal einbehältst ohne Begründung, riskierst du Zinsforderungen und im schlimmsten Fall einen Rechtsstreit. Fotos vom Übergabeprotokoll, Handwerkerrechnung und eine kurze schriftliche Begründung reichen in den meisten Fällen aus.

Häufige Fragen

Muss ich die Kaution verzinsen?

Ja. Die Kaution ist zum für Spareinlagen üblichen Zinssatz anzulegen, und die Zinsen stehen dem Mieter zu. Sie erhöhen die Kautionssumme, bis das Mietverhältnis endet.

Wie schnell muss ich die Kaution zurückzahlen?

Eine feste gesetzliche Frist gibt es nicht. In der Rechtsprechung gilt eine Abrechnung innerhalb von drei bis sechs Monaten nach Auszug als üblich, sofern keine besonderen Umstände vorliegen. Einen angemessenen Teil darfst du einbehalten, solange die Nebenkostenabrechnung noch aussteht. Den unstrittigen Rest zahlst du aber zeitnah aus, nicht erst nach der Abrechnung.

Was passiert, wenn ich die Kaution nicht getrennt anlege?

Du verletzt deine Treuhandpflicht gegenüber dem Mieter. Im Insolvenzfall fällt das Geld in die Insolvenzmasse, und der Mieter geht leer aus. Außerdem kann der Mieter bei grober Verletzung Schadensersatz verlangen. Die getrennte Anlage ist keine Formalie, sondern echter Schutz für beide Seiten.

Typische Fehler vermeiden

Ein verbreiteter Fehler ist die Vermischung der Kaution mit dem eigenen Konto. Das hebt den Insolvenzschutz des Mieters auf und kann als Pflichtverletzung gewertet werden. Ein zweiter Fehler ist fehlende oder verspätete Verzinsung, was Mieter bei Auszug nachholen können. Der dritte häufige Streitpunkt ist eine unklare oder verspätete Abrechnung ohne Belege.

Wer von Anfang an ein sauberes, getrenntes Kautionskonto führt und jeden Vorgang schriftlich festhält, spart sich beim Auszug den meisten Ärger. Das klingt aufwendig, ist aber mit einem Aktenordner oder einer einfachen Tabelle schnell umgesetzt.

Wie Software die Kautionsverwaltung erleichtert

Eine Mietverwaltungs-Software speichert die Kautionshöhe je Mietverhältnis, dokumentiert Eingang und Zinsen und erinnert dich bei Auszug an die Abrechnung. Gerade wenn mehrere Wohnungen im Portfolio sind, verliert man sonst schnell den Überblick, welche Kaution wie hoch ist und wo sie liegt.

Geeignete Tools findest du im Vergleich, etwa objego und immocloud. Wie du Mieteinnahmen generell sauber trennst, steht im Beitrag Mietkonto führen.