WEG-Verwaltung: Pflichten & Aufgaben im Überblick 2026

Wenn du eine Eigentumswohnung kaufst, kaufst du fast immer ein Stück WEG mit dazu. Die Wohnungseigentümergemeinschaft ist die Organisation, die das gemeinschaftliche Eigentum am Haus verwaltet: Dach, Fassade, Treppenhaus, Heizung, Garten. Und diese Verwaltung folgt klaren rechtlichen Regeln, die seit der großen WEG-Reform im Dezember 2020 an einigen Stellen deutlich anders aussehen als früher.

Dieser Ratgeber erklärt, was WEG-Verwaltung konkret bedeutet, welche Pflichten der Verwalter hat, wie Wirtschaftsplan und Hausgeldabrechnung zusammenhängen, was auf einer Eigentümerversammlung passiert und warum die Beschlusssammlung wichtiger ist, als die meisten denken. Egal, ob du selbst verwaltest oder einen professionellen Verwalter beauftragt hast: Wer versteht, wie der Apparat funktioniert, kann die Abrechnung prüfen, auf der Versammlung mitreden und teure Fehler vermeiden.

Was ist WEG-Verwaltung überhaupt?

Sobald ein Haus in einzelne Eigentumswohnungen aufgeteilt ist, entsteht automatisch eine Wohnungseigentümergemeinschaft. Jeder Eigentümer besitzt sein Sondereigentum, also die eigene Wohnung, und dazu einen Miteigentumsanteil am Gemeinschaftseigentum. Genau dieses Gemeinschaftseigentum muss verwaltet werden, nicht von jedem für sich, sondern gemeinsam.

Mit der WEG-Reform 2020 hat der Gesetzgeber klargestellt, dass die Gemeinschaft selbst rechtsfähig ist. Sie kann Verträge schließen, klagen und verklagt werden, ein eigenes Konto führen. Für dich als Eigentümer heißt das: Du bist Teil einer eigenständigen Organisation, die Geld einsammelt, Handwerker beauftragt und für die Instandhaltung des Hauses verantwortlich ist.

Die WEG-Verwaltung läuft auf zwei Ebenen. Die Eigentümer beschließen gemeinsam in der Versammlung, was passieren soll. Die operative Umsetzung übernimmt der Verwalter. Du kannst diese Rolle als Eigentümergemeinschaft selbst ausfüllen, das nennt sich Selbstverwaltung. Bei kleinen Gemeinschaften mit zwei oder drei Parteien ist das durchaus üblich. Sobald aber Rücklagen, Jahresabrechnung und Beschlüsse komplexer werden, beauftragen die meisten Gemeinschaften einen professionellen Verwalter.

WEG-Verwaltung ist nicht Mietverwaltung

Diese beiden Begriffe werden oft durcheinandergeworfen, meinen aber etwas völlig anderes. Die WEG-Verwaltung kümmert sich um das Gemeinschaftseigentum aller Wohnungseigentümer im Haus. Die Mietverwaltung, auch Sondereigentumsverwaltung genannt, betrifft das Verhältnis zwischen einem einzelnen Vermieter und seinem Mieter: Mietvertrag, Betriebskostenabrechnung für den Mieter, Mietanpassung.

Wenn du eine vermietete Eigentumswohnung in einer WEG besitzt, hast du es mit beiden Welten zu tun. Die WEG rechnet das Hausgeld mit dir als Eigentümer ab. Du wiederum legst die umlagefähigen Anteile davon auf deinen Mieter um. Wer hier die Begriffe sauber trennt, versteht auch, warum die Hausgeldabrechnung der WEG und die Betriebskostenabrechnung an den Mieter nie deckungsgleich sind.

Die Aufgaben und Pflichten des Verwalters

Der Verwalter ist das ausführende Organ der Gemeinschaft. Er setzt um, was die Eigentümer beschließen, und führt das Tagesgeschäft. Seine Pflichten sind teils im Gesetz geregelt, teils im Verwaltervertrag festgehalten. Die wichtigsten Aufgaben lassen sich in vier Blöcken zusammenfassen.

Zum kaufmännischen Teil gehört die gesamte Finanzverwaltung der Gemeinschaft. Der Verwalter führt das WEG-Konto, zieht das Hausgeld ein, bezahlt Rechnungen, stellt den Wirtschaftsplan auf und erstellt die Jahresabrechnung. Er verwaltet die Erhaltungsrücklage, früher Instandhaltungsrücklage genannt, und sorgt dafür, dass sie nicht für laufende Kosten verbraucht wird.

Der technische Teil umfasst die Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums. Der Verwalter beauftragt Handwerker, holt Angebote ein, koordiniert größere Sanierungen und kümmert sich um Wartungsverträge für Heizung, Aufzug oder Rauchmelder. Bei akuten Notfällen wie einem Rohrbruch darf er ohne Beschluss handeln, um Schaden von der Gemeinschaft abzuwenden.

Der organisatorische Teil dreht sich um die Eigentümerversammlung. Der Verwalter lädt einmal jährlich ein, leitet die Versammlung, führt das Protokoll und setzt die gefassten Beschlüsse danach um. Dazu gehört auch die Pflege der Beschlusssammlung, auf die wir gleich noch genauer eingehen.

Der rechtliche Teil betrifft die Vertretung der Gemeinschaft nach außen. Der Verwalter schließt Verträge im Namen der WEG, vertritt sie gegenüber Versorgern und Behörden und kümmert sich um die Durchsetzung von Hausgeldforderungen gegen säumige Eigentümer.

Was der Verwalter nicht allein darf

Genauso wichtig wie die Pflichten ist die Grenze der Befugnisse. Über alles, was nicht zum laufenden Tagesgeschäft gehört, entscheiden die Eigentümer. Eine große Fassadensanierung, der Abschluss eines neuen Hausmeistervertrags mit langer Laufzeit oder eine bauliche Veränderung am Gebäude brauchen einen Beschluss der Versammlung. Ein Verwalter, der hier eigenmächtig handelt, überschreitet seine Kompetenz und macht sich gegenüber der Gemeinschaft haftbar.

Wirtschaftsplan und Hausgeld: die finanzielle Basis

Der Wirtschaftsplan ist die Prognose, mit der die WEG ins Jahr startet. Der Verwalter schätzt darin alle voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben für die kommende Wirtschaftsperiode: Heizkosten, Versicherung, Hausmeister, Müllabfuhr, Verwaltergebühr, Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Aus dieser Summe ergibt sich, wie viel jeder Eigentümer monatlich als Hausgeld zahlen muss.

Verteilt wird nach Miteigentumsanteilen, sofern die Gemeinschaft nichts anderes beschlossen hat. Wer also einen größeren Anteil am Gesamtobjekt hält, trägt einen entsprechend höheren Anteil der Kosten. Manche Kostenarten wie die Heizung werden zusätzlich nach Verbrauch abgerechnet, was im Wirtschaftsplan getrennt ausgewiesen sein sollte.

Das Hausgeld ist die monatliche Vorauszahlung auf diesen Plan. Es ist kein Festpreis, sondern ein Abschlag. Ob er gereicht hat, zeigt sich erst am Jahresende. Solange ein gültiger Wirtschaftsplan beschlossen ist, bist du als Eigentümer zur Zahlung verpflichtet, auch wenn du mit einzelnen Posten nicht einverstanden bist. Streitige Punkte klärst du über die Abrechnung oder eine Beschlussanfechtung, nicht durch Zahlungsverweigerung.

Die Hausgeldabrechnung am Jahresende

Nach Ablauf des Wirtschaftsjahres erstellt der Verwalter die Jahresabrechnung, umgangssprachlich Hausgeldabrechnung. Sie stellt die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben den geleisteten Vorauszahlungen gegenüber. Seit der WEG-Reform 2020 beschließen die Eigentümer nicht mehr die gesamte Abrechnung, sondern nur noch die sogenannte Abrechnungsspitze, also die Nachzahlung oder das Guthaben, das sich aus der Differenz ergibt.

Praktisch heißt das: Hast du übers Jahr mehr Hausgeld gezahlt, als an dich entfallende Kosten angefallen sind, bekommst du Geld zurück. War es weniger, musst du nachzahlen. Prüfe diese Abrechnung gründlich. Stimmen die Verteilerschlüssel? Wurden Posten aus der Erhaltungsrücklage sauber getrennt von den laufenden Kosten? Ist die Heizkostenabrechnung nach Verbrauch korrekt eingerechnet? Ein Eigentümer, der seine Abrechnung versteht, erkennt Fehler oft schneller als der Verwalter selbst.

Die Erhaltungsrücklage verdient besondere Aufmerksamkeit. Sie ist das Sparbuch der Gemeinschaft für künftige große Reparaturen. Eine zu niedrige Rücklage rächt sich, wenn das Dach plötzlich neu gedeckt werden muss und alle Eigentümer eine Sonderumlage von mehreren tausend Euro stemmen müssen. Eine gesunde WEG plant ihre Rücklage realistisch und überprüft sie regelmäßig.

Eigentümerversammlung und Beschlusssammlung

Die Eigentümerversammlung ist das oberste Entscheidungsorgan der Gemeinschaft. Hier kommen alle Wohnungseigentümer zusammen und entscheiden über die wichtigen Fragen: den Wirtschaftsplan, die Abrechnungsspitze, Sanierungen, die Bestellung oder Abberufung des Verwalters. Der Verwalter muss mindestens einmal im Jahr zu einer ordentlichen Versammlung einladen. Die Einladung erfolgt in Textform mit einer Frist von mindestens drei Wochen, so schreibt es die WEG-Reform 2020 vor.

Beschlüsse werden grundsätzlich mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst. Eine wesentliche Neuerung der Reform: Die Versammlung ist heute unabhängig von der Zahl der anwesenden Eigentümer beschlussfähig. Früher musste die Hälfte der Anteile vertreten sein, was bei schlecht besuchten Versammlungen oft zu teuren Zweitversammlungen führte. Heute kann auch eine kleine Runde wirksam beschließen. Das erhöht die Bedeutung der eigenen Teilnahme erheblich. Wer nicht hingeht, lässt andere über sein Eigentum entscheiden.

Seit der Reform sind auch hybride und reine Online-Versammlungen möglich, sofern die Gemeinschaft das per Beschluss zugelassen hat. Das erleichtert die Teilnahme spürbar, gerade für Eigentümer, die nicht am Ort der Immobilie wohnen.

Warum die Beschlusssammlung so wichtig ist

Die Beschlusssammlung ist eine fortlaufende Aufstellung aller geltenden Beschlüsse der Gemeinschaft. Der Verwalter ist gesetzlich verpflichtet, sie zu führen und aktuell zu halten. Jeder neue Beschluss, jede gerichtliche Entscheidung über einen Beschluss wird hier mit Datum und Inhalt eingetragen.

Für dich ist das aus einem ganz praktischen Grund wichtig: Wenn du eine Wohnung kaufst, übernimmst du alle bestehenden Beschlüsse der Gemeinschaft, auch die, an denen du nie beteiligt warst. Vielleicht wurde vor Jahren beschlossen, dass die Kosten für den Aufzug anders verteilt werden als nach Miteigentumsanteil. Oder dass kurzzeitige Vermietung untersagt ist. Diese Regeln gelten für dich ab dem ersten Tag. Vor einem Kauf solltest du dir deshalb immer die Beschlusssammlung zeigen lassen. Sie ist das Gedächtnis der Gemeinschaft, und sie verrät dir mehr über deine künftigen Pflichten als jedes Exposé.

Eine schlampig geführte oder lückenhafte Beschlusssammlung ist ein Warnsignal. Sie deutet auf einen Verwalter hin, der seine Hausaufgaben nicht macht, und führt früher oder später zu Streit darüber, was eigentlich gilt.

Der zertifizierte Verwalter und die WEG-Reform 2020

Die WEG-Reform, die am 1. Dezember 2020 in Kraft trat, war die größte Überarbeitung des Wohnungseigentumsrechts seit Jahrzehnten. Neben der Rechtsfähigkeit der Gemeinschaft und den vereinfachten Versammlungsregeln brachte sie eine Neuerung, die viele Eigentümer direkt betrifft: den zertifizierten Verwalter.

Seitdem können Eigentümer verlangen, dass sie von einem zertifizierten Verwalter betreut werden. Als zertifiziert gilt, wer vor der Industrie- und Handelskammer eine Prüfung abgelegt und dort nachgewiesen hat, dass er über die nötigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse für die Verwaltung von Wohnungseigentum verfügt. Bestimmte Berufsgruppen wie Volljuristen oder Immobilienkaufleute gelten unter Voraussetzungen als gleichwertig qualifiziert.

Für dich als Eigentümer ist das ein echtes Qualitätsmerkmal. Du kannst auf der Versammlung darauf bestehen, dass nur ein zertifizierter Verwalter bestellt wird. Bei der Suche nach einem neuen Verwalter lohnt sich daher die Frage nach dem Sachkundenachweis. Ein Verwalter, der die Prüfung gescheut hat, ist nicht zwingend schlecht, aber die Zertifizierung gibt dir ein objektives Argument an die Hand.

Der Verwalter wird von der Gemeinschaft per Beschluss für einen befristeten Zeitraum bestellt, üblicherweise für einige Jahre. Mit der Reform ist die Abberufung deutlich einfacher geworden. Die Eigentümer können den Verwalter jederzeit per Beschluss abberufen, der Verwaltervertrag endet dann spätestens nach kurzer Frist. Eine Gemeinschaft, die mit ihrem Verwalter unzufrieden ist, ist ihm also nicht mehr jahrelang ausgeliefert.

Software für die WEG-Verwaltung

Ob professioneller Verwalter oder selbstverwaltende Gemeinschaft: WEG-Verwaltung ist Buchhaltung mit vielen Sonderregeln. Wirtschaftsplan, Einzelabrechnungen, Verteilerschlüssel, Erhaltungsrücklage, Beschlusssammlung, Versammlungsprotokolle. Wer das mit Excel und einem Ordner voller Belege erledigt, kommt bei mehr als einer Handvoll Einheiten schnell an seine Grenzen. Eine spezialisierte Hausverwaltungssoftware nimmt diese Arbeit ab.

Eine gute WEG-Software erstellt den Wirtschaftsplan, bucht die eingegangenen Hausgelder den richtigen Eigentümern zu und erzeugt am Jahresende die Einzelabrechnungen mit der korrekten Abrechnungsspitze. Viele Programme bieten ein Eigentümerportal, über das jeder Eigentümer seine Abrechnung, Dokumente und Beschlüsse jederzeit einsehen kann. Das reduziert Rückfragen und schafft Transparenz in der Gemeinschaft.

Worauf du bei der Auswahl achten solltest: Beherrscht die Software echte WEG-Funktionen, also Wirtschaftsplan, Erhaltungsrücklage und Beschlusssammlung, oder kann sie nur Mietverwaltung? Nicht jedes Programm, das mit Hausverwaltung wirbt, deckt den WEG-Teil sauber ab. Wenn du eine vermietete Eigentumswohnung besitzt, brauchst du oft beides: WEG-Verwaltung für das Gemeinschaftseigentum und Mietverwaltung für dein Verhältnis zum Mieter.

Ein Beispiel für eine Lösung mit ausgeprägtem WEG-Schwerpunkt ist Immoware24, das Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Beschlussverwaltung in einer Cloud-Lösung abbildet. Welche Software am Ende zu deiner Gemeinschaft passt, hängt von der Größe, dem Budget und davon ab, ob du auch Mietverwaltung brauchst. Einen strukturierten Überblick über die wichtigsten Anbieter mit Preisen und Funktionen findest du in unserem Hausverwaltungssoftware-Vergleich.

Häufig gestellte Fragen zur WEG-Verwaltung

Die WEG-Verwaltung kümmert sich um das gemeinschaftliche Eigentum aller Wohnungseigentümer im Haus, also Dach, Fassade, Treppenhaus und Heizung. Sie rechnet das Hausgeld ab und organisiert die Eigentümerversammlung. Die Mietverwaltung betrifft dagegen das Verhältnis eines einzelnen Vermieters zu seinem Mieter: Mietvertrag, Betriebskostenabrechnung und Mietanpassung. Wer eine vermietete Eigentumswohnung besitzt, hat es mit beiden zu tun.

Nein, eine gesetzliche Pflicht zur Bestellung eines externen Verwalters gibt es nicht. Kleine Gemeinschaften verwalten sich oft selbst. Sobald aber Rücklagen, Jahresabrechnung und Beschlüsse komplexer werden, beauftragen die meisten Gemeinschaften einen professionellen Verwalter. Seit der Reform 2020 können Eigentümer verlangen, von einem zertifizierten Verwalter betreut zu werden.

Mindestens einmal im Jahr muss der Verwalter zu einer ordentlichen Eigentümerversammlung einladen. Die Einladung erfolgt in Textform mit einer Frist von mindestens drei Wochen. Seit der WEG-Reform 2020 ist die Versammlung unabhängig von der Zahl der anwesenden Eigentümer beschlussfähig, eine Zweitversammlung wegen fehlender Mehrheit der Anteile entfällt damit.

Solange ein gültiger Wirtschaftsplan beschlossen ist, bist du zur Zahlung des Hausgelds verpflichtet, auch wenn du mit einzelnen Posten nicht einverstanden bist. Zahlst du nicht, kann die Gemeinschaft die Forderung über den Verwalter gerichtlich durchsetzen. Streitige Punkte klärst du über die Jahresabrechnung oder eine Beschlussanfechtung, nicht durch Zahlungsverweigerung.

Mit dem Kauf übernimmst du alle bestehenden Beschlüsse der Gemeinschaft, auch solche, an denen du nie beteiligt warst. Darin kann zum Beispiel eine abweichende Kostenverteilung, ein Verbot der kurzzeitigen Vermietung oder eine bevorstehende Sonderumlage stehen. Die Beschlusssammlung ist das Gedächtnis der Gemeinschaft und verrät dir mehr über deine künftigen Pflichten als jedes Exposé.

Ein zertifizierter Verwalter hat vor der Industrie- und Handelskammer eine Prüfung abgelegt und dort rechtliche, kaufmännische und technische Kenntnisse für die Verwaltung von Wohnungseigentum nachgewiesen. Diese Regelung kam mit der WEG-Reform 2020. Eigentümer können verlangen, von einem zertifizierten Verwalter betreut zu werden. Bestimmte Berufsgruppen wie Volljuristen oder Immobilienkaufleute gelten unter Voraussetzungen als gleichwertig qualifiziert.

Weiterführend: Ob du diese Aufgaben selbst übernimmst, behandelt unser Ratgeber WEG selbst verwalten. Die Kostenseite klärt der Beitrag zu den Hausverwaltung Kosten.