Hausverwaltung Kosten: Was Software und Verwalter wirklich kosten

Wer Wohnungen verwaltet, stößt früher oder später auf dieselbe Frage: Lohnt sich ein externer Hausverwalter, oder reicht eine Software, die du selbst bedienst? Beide Wege kosten Geld, aber an völlig unterschiedlichen Stellen. Ein externer Verwalter nimmt dir Arbeit ab und kostet pro Einheit und Monat. Eine Software kostet weniger, verlangt aber deine Zeit. Dieser Ratgeber zeigt dir, was beide Varianten konkret kosten, wo versteckte Posten lauern und wann sich welcher Weg rechnet.

Die kurze Antwort vorab: Ein externer WEG-Verwalter liegt marktüblich bei rund 20 bis 30 Euro je Einheit und Monat. Eine Hausverwaltungs-Software bekommst du je nach Anbieter kostenlos oder ab etwa 6 bis 10 Euro im Monat. Bei kleinen Beständen ist die Software fast immer günstiger. Ab welcher Größe sich ein Verwalter lohnt und warum der reine Preisvergleich zu kurz greift, klären wir im Detail.

Was kostet ein externer Hausverwalter?

Beim externen Verwalter musst du zwei Welten unterscheiden, weil sie unterschiedlich abgerechnet werden: die WEG-Verwaltung (Wohnungseigentümergemeinschaft) und die Mietverwaltung (Sondereigentum oder ganze Mietshäuser).

WEG-Verwaltung: pro Einheit und Monat

Bei der WEG-Verwaltung rechnen die meisten Verwalter pauschal pro Wohneinheit und Monat ab. Marktüblich sind etwa 20 bis 30 Euro je Einheit und Monat. Bei einer Eigentümergemeinschaft mit 12 Wohnungen landest du damit grob bei 240 bis 360 Euro im Monat für die ganze Gemeinschaft, die anteilig auf alle Eigentümer umgelegt werden. Pro Eigentümer sind das 20 bis 30 Euro monatlich.

Die Spanne ist groß, und das hat Gründe. In Ballungsräumen wie München, Frankfurt oder Hamburg zahlst du mehr als in ländlichen Regionen. Auch die Größe der Gemeinschaft hat Einfluss: Bei wenigen Einheiten verteilt sich der Aufwand des Verwalters auf weniger Schultern, also steigt der Preis pro Einheit. Kleine Gemeinschaften mit drei oder vier Parteien zahlen deshalb oft am oberen Rand oder sogar darüber.

Mietverwaltung: oft prozentual

Verwaltet jemand für dich ein Mietshaus oder einzelne vermietete Wohnungen, läuft die Abrechnung häufig anders. Statt einer Pauschale pro Einheit verlangen viele Verwalter einen prozentualen Anteil der jährlichen Nettokaltmiete, üblich sind grob 3 bis 8 Prozent. Bei einer Wohnung, die 800 Euro kalt im Monat bringt, also 9.600 Euro im Jahr, kämst du bei 5 Prozent auf rund 480 Euro Verwaltergebühr pro Jahr.

Der Vorteil dieses Modells: Es skaliert mit dem Mietniveau. Der Nachteil: Bei hohen Mieten zahlst du absolut mehr, obwohl der Verwaltungsaufwand pro Wohnung kaum steigt. Manche Verwalter bieten deshalb auch hier Pauschalen an. Frag konkret nach, bevor du unterschreibst.

Was Sonderleistungen zusätzlich kosten

Die Grundgebühr deckt das laufende Geschäft ab: Mieteingänge überwachen, Nebenkostenabrechnung erstellen, Korrespondenz, die jährliche Eigentümerversammlung. Vieles andere wird extra berechnet. Typische Posten, die zusätzlich auf der Rechnung landen:

• Sonder-Eigentümerversammlungen außerhalb des regulären Turnus
• Begleitung größerer Baumaßnahmen und Sanierungen, oft als Prozentsatz der Bausumme
• Mahnwesen und gerichtliche Mahnverfahren bei säumigen Mietern
• Wohnungsabnahmen und Übergaben bei Mieterwechsel
• Erstellung von Wirtschaftsplänen über den Standard hinaus

Diese Punkte stehen selten prominent im Angebot. Lass dir vor Vertragsschluss eine vollständige Leistungsliste geben und kläre, was in der Pauschale steckt und was nicht. Sonst wird aus den 25 Euro je Einheit schnell deutlich mehr.

Verwalterkosten nach Anzahl der Einheiten

Damit du ein Gefühl für die Größenordnung bekommst, hier ein paar Beispielrechnungen auf Basis der marktüblichen 20 bis 30 Euro je Einheit und Monat. Die Zahlen sind Schätzwerte und schwanken je nach Region und Leistungsumfang.

Eine kleine WEG mit 4 Einheiten landet bei rund 80 bis 120 Euro im Monat für die Gemeinschaft, also etwa 960 bis 1.440 Euro im Jahr. Eine mittlere Gemeinschaft mit 12 Einheiten liegt bei 240 bis 360 Euro monatlich, das sind 2.880 bis 4.320 Euro jährlich. Eine größere Anlage mit 30 Einheiten kommt auf 600 bis 900 Euro im Monat, also 7.200 bis 10.800 Euro pro Jahr.

Je mehr Einheiten, desto höher die absolute Summe, aber pro Einheit kann der Preis sinken, weil Verwalter bei großen Beständen Mengenrabatte geben. Für dich als einzelnen Eigentümer einer Wohnung in einer großen Gemeinschaft bedeutet das oft einen niedrigeren Monatsbeitrag als für jemanden in einer Vier-Parteien-WEG.

Was passiert, wenn du selbst verwaltest?

Verwaltest du deine eigenen Wohnungen selbst, fällt die Verwaltergebühr komplett weg. Du sparst also die kompletten 20 bis 30 Euro je Einheit. Dafür übernimmst du die Arbeit: Nebenkostenabrechnung, Mieterkommunikation, Buchhaltung, Belege sortieren. Genau hier kommt Software ins Spiel. Sie ersetzt nicht deine Zeit, aber sie strukturiert die Arbeit so, dass du sie ohne Buchhaltungsstudium bewältigst.

Was kostet Hausverwaltungs-Software?

Mit Software machst du die Verwaltung selbst, das Programm gibt dir die Werkzeuge dafür. Die Preise reichen von komplett kostenlos bis zu individuellen Angeboten für große Bestände. Welche Lösung zu dir passt, hängt von der Zahl deiner Einheiten und davon ab, wie viel du automatisieren willst. Einen vollständigen Überblick findest du in unserem Hausverwaltungssoftware-Vergleich.

Kostenlose Programme

Es gibt tatsächlich Software, für die du nichts zahlst. Immolert ist kostenlos nutzbar und richtet sich an private Vermieter mit überschaubarem Bestand, die eine einfache Lösung für Mieten, Belege und Abrechnung suchen. Kostenlos heißt hier nicht abgespeckt im Sinne von unbrauchbar, sondern dass der Anbieter sein Geld an anderer Stelle verdient. Für einen Einstieg ohne finanzielles Risiko ist das ein sinnvoller Ausgangspunkt.

Freemium und Abo-Modelle

Die meisten Anbieter arbeiten mit einem Freemium-Modell: Eine Basisversion ist gratis, für mehr Funktionen oder mehr Einheiten zahlst du. So gehen mehrere bekannte Lösungen vor.

VermietenPlus startet kostenlos und kostet in der Premium-Variante 9,90 Euro im Monat plus 0,99 Euro je verwalteter Einheit. Bei zehn Wohnungen zahlst du also 9,90 Euro Grundgebühr plus 9,90 Euro für die Einheiten, zusammen rund 19,80 Euro im Monat. Das Modell ist transparent und wächst mit deinem Bestand mit.

immocloud bietet ebenfalls einen kostenlosen Einstieg und startet in der bezahlten Version ab 9,99 Euro im Monat. Damit liegt es preislich nah an VermietenPlus und richtet sich an private und semi-professionelle Vermieter, die mehr Komfort wollen als eine reine Gratis-Lösung bietet.

vermieter1.de geht ab 6,59 Euro im Monat los und ist damit einer der günstigeren Einstiege im Abo-Bereich. Die Besonderheit: Es gibt zusätzlich ein Lifetime-Modell für 449 Euro netto, also eine Einmalzahlung statt laufender Gebühr. Ob sich das lohnt, ist eine reine Rechenfrage. Bei 6,59 Euro im Monat dauert es gut fünf bis sechs Jahre, bis sich die Einmalzahlung gegenüber dem Abo amortisiert. Planst du, langfristig dieselbe Software zu nutzen, kann das aufgehen. Bist du dir unsicher, ob die Software zu dir passt, ist das Abo flexibler.

Lösungen auf Anfrage

Für größere Bestände und professionelle Hausverwaltungen gibt es Software, deren Preis sich nach dem konkreten Bedarf richtet. Immoware24 vergibt seine Preise individuell und kalkuliert das Angebot auf Bestand und benötigte Module. Das ist im Profi-Segment üblich, weil sich der Funktionsumfang einer Verwaltung mit 200 Einheiten kaum sinnvoll in einen festen Monatspreis pressen lässt. Wenn du in diese Größenordnung kommst, führt der Weg über ein Beratungsgespräch und ein konkretes Angebot.

Kostenlos, Freemium oder Abo: Was passt zu dir?

Die drei Modelle bedienen unterschiedliche Bedürfnisse. Hier die ehrliche Einordnung, ohne Schönrederei.

Eine kostenlose Software wie Immolert passt, wenn du wenige Wohnungen hast und erst mal ausprobieren willst, ob digitale Verwaltung etwas für dich ist. Das finanzielle Risiko ist null. Was du trotzdem prüfen solltest: wie der Anbieter sein Geld verdient und ob der Funktionsumfang für deine Abrechnung reicht. Brauchst du etwa einen DATEV-Export für den Steuerberater, ist der bei Gratis-Lösungen nicht immer dabei.

Ein Freemium-Modell wie das von VermietenPlus oder immocloud passt, wenn du klein anfängst, aber Spielraum nach oben brauchst. Du zahlst nur, was du nutzt, und kannst hochskalieren, wenn dein Bestand wächst. Pass aber auf die Pro-Einheit-Kosten auf: Die Grundgebühr klingt niedrig, aber bei mehr Einheiten summiert sich das. Rechne deinen tatsächlichen Bestand durch, bevor dich der günstige Einstiegspreis blendet.

Ein reines Abo-Modell mit fixem Monatspreis oder das Lifetime-Angebot von vermieter1.de lohnt sich, wenn du Planungssicherheit willst und weißt, dass du die Software dauerhaft nutzt. Die Einmalzahlung von 449 Euro netto wirkt erst mal happig, ist aber bei langer Nutzungsdauer oft günstiger als jahrelange Monatsgebühren.

Software gegen externen Verwalter: der Kostenvergleich

Jetzt zur Kernfrage. Stell dir einen privaten Vermieter mit fünf Wohnungen vor. Beim externen Verwalter zahlt er bei der WEG-Verwaltung rund 20 bis 30 Euro je Einheit, macht 100 bis 150 Euro im Monat, also 1.200 bis 1.800 Euro im Jahr. Mit einer Software wie vermieter1.de für 6,59 Euro im Monat sind es rund 79 Euro im Jahr. Mit VermietenPlus Premium bei fünf Einheiten liegst du bei 9,90 Euro plus rund 4,95 Euro, also knapp 15 Euro im Monat oder rund 178 Euro im Jahr. Die Differenz zum Verwalter ist gewaltig.

Dieser Vergleich hinkt aber, und das gehört zur vollständigen Antwort. Du vergleichst nicht Äpfel mit Äpfeln. Der Verwalter macht die Arbeit, die Software gibt dir nur das Werkzeug. Wenn du fünf Wohnungen selbst verwaltest, gehen pro Jahr realistisch einige Tage für Abrechnungen, Mieterkommunikation und Buchhaltung drauf. Rechnest du deine Zeit mit einem Stundensatz, schrumpft der Vorsprung der Software.

Trotzdem bleibt für die meisten privaten Vermieter mit wenigen Einheiten die Software klar günstiger, weil der Zeitaufwand bei kleinem Bestand überschaubar ist und die Werkzeuge ihn weiter senken. Eine gute Software erledigt die Nebenkostenabrechnung in einer Stunde, die du früher mit Excel-Gefrickel verbracht hast.

Ab wann lohnt sich ein externer Verwalter?

Die Grenze ist keine feste Zahl, aber es gibt klare Indikatoren. Ein externer Verwalter rechnet sich für dich, wenn du keine Zeit oder keine Lust auf die Verwaltung hast, wenn du in komplexen Strukturen steckst wie einer großen WEG mit Beschlussfassungen und Wirtschaftsplänen, oder wenn dein Bestand so groß ist, dass die Selbstverwaltung zum zweiten Job wird. Auch bei rechtlich heiklen Fällen, etwa hartnäckigen Mietnomaden oder strittigen Eigentümerversammlungen, ist die Erfahrung eines Profis oft mehr wert als die gesparte Gebühr.

Bei einer reinen Eigentümergemeinschaft ist die WEG-Verwaltung durch einen externen Verwalter ohnehin gesetzlich verankert und in vielen Konstellationen kaum vermeidbar. Hier geht es weniger um die Frage ob, sondern um die Wahl eines fairen Verwalters und um die Kontrolle der Abrechnungen.

Spartipps: So drückst du die Kosten

Egal ob Software oder Verwalter, an einigen Stellen kannst du bares Geld sparen, ohne an Qualität einzubüßen.

Vergleiche mehrere Verwalter-Angebote. Die Preise schwanken stark, und ein zweites oder drittes Angebot deckt schnell auf, ob du gerade über Wert zahlst. Achte dabei nicht nur auf die Pauschale, sondern auf die Liste der Sonderleistungen. Ein günstiger Grundpreis nützt nichts, wenn jede Versammlung extra kostet.

Nutze die kostenlosen Testphasen der Software-Anbieter. Fast alle Freemium-Lösungen lassen dich gratis starten. So findest du heraus, ob die Bedienung zu dir passt, bevor du zahlst. Was bei der Demo intuitiv wirkt, kann im Alltag hakelig sein, also teste mit deinen echten Daten.

Prüfe das Lifetime-Modell, wenn du langfristig planst. Die 449 Euro netto bei vermieter1.de amortisieren sich nach rund fünf bis sechs Jahren gegenüber dem Monatsabo. Bist du sicher, dass du dabei bleibst, sparst du auf Dauer.

Lege deine Belege von Anfang an digital ab. Der größte Zeitfresser bei der Selbstverwaltung ist das nachträgliche Zusammensuchen von Rechnungen für die Nebenkostenabrechnung. Wer Belege sofort in die Software lädt, spart sich jedes Jahr Stunden und damit indirekt Geld.

Wähle die Software nach deinem echten Bedarf, nicht nach der längsten Funktionsliste. Eine Profi-Lösung mit Modulen für 200 Einheiten ist für drei Wohnungen rausgeworfenes Geld. Umgekehrt bremst dich eine zu kleine Lösung, wenn dein Bestand wächst. Der Mittelweg, der genau deinen Bestand abdeckt, ist fast immer der wirtschaftlichste.

Häufige Fragen zu den Kosten der Hausverwaltung

Weiterführend: Wie du die Nebenkosten korrekt umlegst, erklärt unser Ratgeber zur Nebenkostenabrechnung. Die Pflichten in der WEG-Verwaltung fassen wir separat zusammen.