WEG selbst verwalten oder Verwalter beauftragen? Vor- und Nachteile

Du sitzt in der Eigentümerversammlung, hörst dir die Honorarerhöhung deiner Hausverwaltung an und fragst dich zum ersten Mal ernsthaft: Brauchen wir die überhaupt? Bei einer kleinen WEG mit fünf Parteien zahlt ihr schnell mehrere tausend Euro im Jahr für Aufgaben, die im Kern aus ein paar Überweisungen, einer Abrechnung und einer jährlichen Versammlung bestehen. Da liegt der Gedanke nahe, das selbst in die Hand zu nehmen.

Selbstverwaltung der WEG ist erlaubt, und in der Praxis verbreiteter, als viele denken. Das Wohnungseigentumsgesetz schreibt nirgends vor, dass eine Eigentümergemeinschaft einen professionellen Verwalter bestellen muss. Ihr könnt die Verwaltung als Gemeinschaft selbst übernehmen oder einen Eigentümer aus euren Reihen zum Verwalter machen. Ob das eine gute Idee ist, hängt stark von eurer konkreten Situation ab. Dieser Ratgeber zeigt euch beide Seiten ehrlich: die Ersparnis beim Hausgeld und die Arbeit, die nicht verschwindet, sondern nur den Besitzer wechselt.

Was bedeutet WEG selbst verwalten?

Selbstverwaltung heißt, dass die Eigentümergemeinschaft ohne externe Hausverwaltung auskommt. Es gibt dabei zwei Modelle, die oft durcheinandergeworfen werden.

Beim ersten bestellt die Gemeinschaft einen ihrer eigenen Eigentümer zum Verwalter. Das ist juristisch ein ganz normaler Verwalter im Sinne des Gesetzes, nur eben einer, der selbst in der Anlage wohnt und meist kein oder nur ein symbolisches Honorar bekommt. Dieser interne Verwalter hat dieselben Rechte und Pflichten wie eine professionelle Firma. Er führt die Beschlüsse aus, verwaltet das gemeinschaftliche Geld und vertritt die WEG nach außen.

Beim zweiten Modell verzichtet die Gemeinschaft ganz auf einen bestellten Verwalter und organisiert sich kollektiv. Das ist rechtlich heikler, weil viele Handlungen dann von allen Eigentümern gemeinsam getragen werden müssen und im Außenverhältnis, etwa gegenüber Handwerkern oder Banken, oft Unklarheit über die Vertretungsbefugnis entsteht. Seit der WEG-Reform 2020 ist die Gemeinschaft zwar selbst rechtsfähig, aber sie braucht jemanden, der für sie handelt. In der Praxis läuft Selbstverwaltung deshalb fast immer über einen internen Verwalter, oft kombiniert mit einem Verwaltungsbeirat, der ihn kontrolliert.

Wichtig zu verstehen: Selbstverwaltung bedeutet nicht weniger Pflichten. Sie bedeutet, dass ihr die Pflichten selbst erledigt, statt sie zu bezahlen. Das ist der Unterschied zwischen einer echten Sparmaßnahme und einem Fass ohne Boden.

Vorteile der Selbstverwaltung

Der offensichtlichste Punkt zuerst: Geld. Eine professionelle WEG-Verwaltung kostet je nach Region und Aufwand grob 20 bis 30 Euro pro Einheit und Monat, oft mit Sonderhonoraren für größere Maßnahmen obendrauf. Bei einer Gemeinschaft mit zehn Wohnungen sind das schnell 2.500 bis 3.500 Euro im Jahr, die komplett über das Hausgeld auf alle umgelegt werden. Fällt dieser Posten weg, spürt jeder Eigentümer das direkt in der Abrechnung.

Der zweite große Vorteil ist Kontrolle. Wer schon einmal wochenlang auf eine Rückmeldung der Verwaltung gewartet hat oder eine Hausgeldabrechnung in der Hand hielt, die niemand erklären konnte, kennt das Gefühl. In der Selbstverwaltung sitzt die Entscheidung bei euch. Ein Wasserschaden wird nicht erst nach drei Mahnungen bearbeitet, sondern an dem Nachmittag, an dem ihr selbst den Klempner anruft. Ihr bestimmt, welche Handwerker beauftragt werden, wie schnell auf Beschlüsse reagiert wird und wie transparent die Finanzen kommuniziert werden.

Dazu kommt die Nähe zum Objekt. Ein externer Verwalter betreut oft Dutzende Anlagen gleichzeitig und kennt eure Treppenhausbeleuchtung nur aus einer Excel-Liste. Ein interner Verwalter geht jeden Tag selbst durchs Haus und merkt, wenn die Heizung im Keller komisch klingt, lange bevor es ein Problem wird. Diese Aufmerksamkeit lässt sich schwer in Geld aufwiegen.

Und schließlich: weniger Reibungsverluste. Du musst nicht erklären, warum die Hecke geschnitten gehört, und dann hoffen, dass die Botschaft beim richtigen Sachbearbeiter ankommt. In kleinen, einigen Gemeinschaften sind die Wege kurz und die Entscheidungen schnell.

Nachteile und Risiken der Eigenverwaltung

So weit die schöne Seite. Jetzt der Teil, den die meisten unterschätzen.

Selbstverwaltung ist Arbeit, und zwar echte, wiederkehrende, zum Teil nervige Arbeit. Der interne Verwalter führt die Konten, schreibt Mahnungen an säumige Eigentümer, holt Angebote ein, organisiert die jährliche Versammlung, erstellt den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung und kümmert sich um jeden Wasserrohrbruch. Das ist nichts, was sich an einem Sonntagnachmittag nebenbei erledigt. Wer diesen Job übernimmt, holt sich faktisch einen unbezahlten Teilzeitjob ins Haus.

Dann das Haftungsthema. Ein interner Verwalter haftet wie jeder Verwalter für Fehler. Übersieht er eine Frist, rechnet er die Heizkosten falsch ab oder unterläuft ihm ein Formfehler bei einem Beschluss, kann das teuer werden, und im Zweifel landet die Sache vor Gericht. Professionelle Verwalter haben dafür eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung. Der Nachbar, der das ehrenamtlich macht, hat sie meist nicht. Eine solche Versicherung lässt sich abschließen, aber daran denken muss man erst einmal.

Das größte Risiko ist menschlich, nicht fachlich: Konflikte. Solange alle einer Meinung sind, läuft Selbstverwaltung gut. Sobald aber ein Eigentümer sein Hausgeld nicht zahlt, eine Sanierung ansteht, die nicht jeder will, oder der interne Verwalter Entscheidungen trifft, die einem Miteigentümer nicht passen, wird aus dem netten Nachbarn schnell ein Gegner. Der Verwalter, der gleichzeitig Nachbar ist, kann sich dem Streit abends im Treppenhaus nicht entziehen. Eine externe Firma ist hier ein neutraler Puffer. Diesen Puffer gibt man auf.

Schließlich die Fachkenntnis. WEG-Recht ist kein Hexenwerk, aber es ist auch nicht trivial. Beschlussfähigkeit, Stimmrechte, die korrekte Verteilung von Kosten nach Miteigentumsanteilen, die formalen Anforderungen an die Einladung zur Versammlung: Wer hier patzt, riskiert anfechtbare Beschlüsse. Ein einziger erfolgreich angefochtener Beschluss kann mehr Geld und Nerven kosten, als die Verwaltung in fünf Jahren gespart hätte.

Wann sich Selbstverwaltung lohnt und wann nicht

Es gibt keine pauschale Antwort, aber es gibt klare Muster. Selbstverwaltung passt gut, wenn mehrere dieser Punkte auf euch zutreffen.

Die Gemeinschaft ist klein, sagen wir zwei bis acht Einheiten. Bei kleinen WEGs ist der Verwaltungsaufwand überschaubar und das Einsparpotenzial trotzdem spürbar. Ihr versteht euch gut und seid euch in den meisten Fragen einig. Mindestens eine Person bringt Zeit, Sorgfalt und ein gewisses Faible für Zahlen und Organisation mit. Das Gebäude ist in einem ordentlichen Zustand und es stehen keine großen Sanierungen an, bei denen schnell sechsstellige Beträge und komplexe Beschlüsse im Spiel sind. Idealerweise gibt es niemanden in der Gemeinschaft, der notorisch Streit sucht oder sein Hausgeld schleifen lässt.

Finger weg dagegen, wenn die WEG groß ist, etwa ab 15 bis 20 Einheiten aufwärts, weil der Aufwand dann mit hoher Wahrscheinlichkeit jeden Ehrenamtlichen überfordert. Ebenso, wenn ihr eine zerstrittene Gemeinschaft seid, in der bei jeder Versammlung gestritten wird. Auch bei einem alten Gebäude mit Sanierungsstau oder anstehender energetischer Modernisierung ist professionelle Verwaltung meist die bessere Wahl, weil hier viel Geld, Förderanträge und Bauverträge gemanagt werden müssen. Und ganz klar nicht, wenn sich schlicht niemand findet, der den Job freiwillig und zuverlässig über Jahre macht. Ein halbherzig geführter interner Verwalter ist gefährlicher als gar keiner.

Ein ehrlicher Mittelweg, den viele übersehen: Ihr könnt die Buchhaltung und Abrechnung an einen Dienstleister auslagern und nur die operative Verwaltung selbst machen. Oder umgekehrt. Es muss nicht alles oder nichts sein.

Die Pflichten bleiben dieselben

Ein Irrtum, der teuer wird: Manche glauben, ohne professionellen Verwalter entfielen auch die formalen Pflichten. Das Gegenteil ist der Fall. Das Wohnungseigentumsgesetz macht keinen Unterschied, wer verwaltet. Die Pflichten gelten für eine selbstverwaltete WEG genauso wie für eine, die eine Firma bezahlt.

Auch ihr braucht einen Wirtschaftsplan. Vor jedem Wirtschaftsjahr muss aufgestellt werden, welche Einnahmen und Ausgaben erwartet werden und wie hoch das Hausgeld jedes Eigentümers ist. Über den Wirtschaftsplan beschließt die Gemeinschaft.

Auch ihr müsst eine Jahresabrechnung erstellen. Nach Ablauf des Wirtschaftsjahres bekommt jeder Eigentümer eine nachvollziehbare Abrechnung der tatsächlichen Kosten, aufgeteilt nach dem geltenden Verteilerschlüssel. Heizkosten unterliegen dabei zusätzlich der Heizkostenverordnung mit ihrer verbrauchsabhängigen Abrechnung. Über die Abrechnung wird beschlossen.

Auch ihr müsst eine Eigentümerversammlung abhalten, in der Regel einmal jährlich. Sie muss form- und fristgerecht einberufen werden, es muss ein Protokoll geben und die Beschlüsse müssen in einer Beschluss-Sammlung dokumentiert werden. Diese Beschluss-Sammlung ist Pflicht und wird gern vergessen.

Dazu kommt die ordnungsgemäße Trennung des Gemeinschaftsvermögens vom Privatvermögen des Verwalters, die Pflege der Instandhaltungsrücklage und die Einhaltung steuerlicher und versicherungstechnischer Vorgaben. Wer all das selbst stemmen will, sollte es ernst nehmen. Diese Pflichten sind nicht der Bürokratie wegen da, sie schützen jeden einzelnen Eigentümer vor finanziellem Chaos.

Wie Software die Selbstverwaltung überhaupt erst möglich macht

Hier liegt der eigentliche Grund, warum Selbstverwaltung heute für viele kleine WEGs machbar ist, obwohl sie es vor zehn Jahren noch nicht war. Die Pflichten oben klingen nach einem Aktenordner-Albtraum. Mit dem Schuhkarton voller Belege und einer selbstgebauten Excel-Tabelle wird das tatsächlich zur Tortur, und genau daran sind früher viele Selbstverwalter gescheitert.

Moderne Hausverwaltungssoftware nimmt dir den Großteil dieser Arbeit ab. Du erfasst die Eigentümer, Einheiten und Miteigentumsanteile einmal, und die Software berechnet daraus automatisch den Verteilerschlüssel. Die Hausgeldabrechnung, an der früher ein ganzes Wochenende draufging, entsteht per Knopfdruck aus den gebuchten Belegen. Die Bankanbindung importiert die Kontobewegungen, sodass du Zahlungseingänge nicht mehr von Hand abhakst. Säumige Eigentümer erkennt das System selbst und schlägt Mahnungen vor.

Für die WEG-Verwaltung wichtig sind Funktionen wie der digitale Wirtschaftsplan, die Verwaltung der Instandhaltungsrücklage und ein Modul für die Eigentümerversammlung samt Einladung, Tagesordnung, Abstimmung und Protokoll. Manche Programme erzeugen sogar die Beschluss-Sammlung automatisch mit. Ein Eigentümerportal gibt jedem Miteigentümer jederzeit Einblick in Dokumente und Abrechnungen, was viele Transparenz-Diskussionen von vornherein überflüssig macht.

Anbieter wie Immoware24 sind speziell auf die WEG-Verwaltung mit Wirtschaftsplan und Eigentümerversammlung ausgelegt und decken die rechtlich vorgeschriebenen Abläufe ab, statt sie dir als reine Vermieter-Tools nur halb anzubieten. Welche Lösung zu eurer Gemeinschaftsgröße und eurem Budget passt, zeigt unser Vergleich der Hausverwaltungssoftware. Für eine kleine selbstverwaltete WEG kostet eine passende Software meist nur einen Bruchteil dessen, was ihr vorher an Verwalterhonorar gezahlt habt.

Eine Warnung bleibt trotzdem: Software ersetzt das Verständnis nicht. Sie rechnet korrekt, wenn du korrekt einträgst. Der falsche Verteilerschlüssel führt zu einer falschen Abrechnung, ganz egal wie gut das Programm ist. Die Software macht die Pflichten leichter, sie nimmt dir die Verantwortung nicht ab.

Wechsel vom Verwalter zur Selbstverwaltung

Wenn ihr euch entscheidet, von einer professionellen Verwaltung zur Selbstverwaltung zu wechseln, läuft das in mehreren Schritten ab, und die Reihenfolge ist wichtig.

Zuerst braucht ihr einen Beschluss in der Eigentümerversammlung. Über die Abberufung des bisherigen Verwalters und über die Bestellung des neuen, internen Verwalters wird abgestimmt. Seit der WEG-Reform 2020 kann ein Verwalter grundsätzlich jederzeit ohne wichtigen Grund abberufen werden. Der zugrunde liegende Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Achtet trotzdem auf die im Vertrag vereinbarte Laufzeit und Kündigungsfristen, sonst zahlt ihr unter Umständen weiter.

Der heikelste Punkt ist die Übergabe. Der alte Verwalter muss sämtliche Unterlagen herausgeben: Beschluss-Sammlungen, Verträge, Versicherungspolicen, Abrechnungen, Belege und vor allem die Verfügungsgewalt über die Gemeinschaftskonten. Plant hier Konflikte ein, denn nicht jeder scheidende Verwalter kooperiert reibungslos, und unvollständige Übergaben sind ein Klassiker. Verlangt eine vollständige, datierte Übergabeliste und gleicht sie ab.

Danach richtet ihr eure Strukturen ein. Neue Konten oder Umschreibung der bestehenden Gemeinschaftskonten, Anmeldung der gewählten Software, Import der übergebenen Daten und, falls noch nicht vorhanden, der Abschluss einer Vermögensschaden-Haftpflicht für den internen Verwalter. Klärt außerdem, ob ein Verwaltungsbeirat eingesetzt wird, der den internen Verwalter kontrolliert und entlastet. Bei der Selbstverwaltung ist dieses Vier-Augen-Prinzip Gold wert.

Plant den Wechsel idealerweise zum Ende eines Wirtschaftsjahres, dann fällt die Trennung der Abrechnungszeiträume leichter und ihr vermeidet, dass mitten im Jahr unklar ist, wer welche Abrechnung erstellt.

Häufig gestellte Fragen zur Selbstverwaltung der WEG

Weiterführend: Welche Pflichten dabei auf dich zukommen, fasst unser Ratgeber zur WEG-Verwaltung zusammen. Was professionelle Verwaltung kostet, zeigt der Beitrag zu den Hausverwaltung Kosten.